Hoe kies je een gedegen ritregistratiesysteem?

Aan de start van elk kalenderjaar kun je er voor kiezen wel of niet te gaan bijtellen komend jaar. Kies je ervoor om in 2021 niet te gaan bijtellen? Dan mag je privé niet meer dan 500 kilometer met de auto rijden en moet je dit kunnen aantonen met behulp van een rittenregistratie.

Volgens de Belastingdienst kun je op verschillende manieren (bijvoorbeeld digitaal of op papier) je rittenregistratie aanleveren, zolang je maar per rit vermeldt: datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, route die je hebt gereden (als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen), of het een privérit of een zakelijke rit is en de privé-omrijkilometers, als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden.

Als bij een controle van de Belastingdienst blijkt dat je rittenregistratie niet correct is, kan dat betekenen dat de bijtelling met terugwerkende kracht moet worden betaald, plus een fikse boete, tot wel 100%, én belastingrente. Om problemen te voorkomen én voor je eigen gemak, adviseren wij vanuit VZR gebruik te maken van een ritregistratiesysteem met een keurmerk van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. Je bent dan verzekerd van een systeem dat voldoet aan alle privacyregels, fraudebestendig is én voldoet aan de normen van de Belastingdienst. De Belastingdienst geeft hierover namelijk aan: “Maakt u gebruik van een systeem met een Keurmerk Ritregistratiesystemen, dan gaan wij ervan uit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel controleren of een rit zakelijk of privé is.”

Ritregistratie en privacy
Een ritregistratiesysteem kent veel mogelijkheden op het gebied van verzameling van gegevens en/of inzichtelijk maken van deze gegevens. In verband met de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist dit in vrijwel alle gevallen toestemming van de berijder. In feite is dit een zaak tussen werkgever en werknemer. Ritregistratiesystemen met een keurmerk voldoen echter aan de eisen van de AVG, zodat de werkgever hier eenvoudig aan kan voldoen. Worden je gegevens opgeslagen en/of inzichtelijk gemaakt voor je werkgever? Dan garandeert de leverancier van een systeem met een keurmerk dat hij zowel de berijder als de werkgever geattendeerd heeft op de “Privacy gedragscode”.

Heb je een klacht over het gebruik van je gegevens in het kader van je privacy? Meld je dan bij het Meldpunt Privacy ritregistratiesystemen.

Gedegen ritregistratiesysteem kiezen
Welk ritregistratiesysteem je uiteindelijk kiest, hangt af van je eigen wensen. Lees de specificaties dus goed door en kijk welk systeem het beste bij jouw wensen en eisen aansluit. Er zijn uiteraard ook verschillen in prijs, gebruikersvriendelijkheid, rapportagevormen en andere fabrikantspecifieke eigenschappen. Een makkelijk startpunt voor het kiezen van een gedegen ritregistratiesysteem is het overzicht van keurmerksystemen op de website van VZR of de website van Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen.